Para estar sempre à frente nos negócios, é fundamental ter entusiasmo e eficiência para apresentar conceitos chave e ideias inovadoras. Uma apresentação deve ser estruturada com clareza e a mensagem bem planejada, só assim ela será transmitida com confiança. A identificação de prioridades é o ponto de partida de qualquer planejamento eficaz. Planejar é programar, passo a passo, as estratégias e etapas necessárias para se alcançar determinado objetivo.
Outra particularidade que faz a diferença em uma apresentação é o caráter de seu orador. Você pode estar se perguntando, mas como isso pode causar impacto em uma exposição?
Há mais de 2.000 anos Aristóteles ensinou que os públicos são persuadidos de três maneiras: apelo à emoção (pathos); apelo à lógica (logos) e pela demonstração de caráter pessoal, convicção e força (ethos). O caráter do orador é mais importante do que a técnica, sendo o alicerce de uma apresentação eficaz.
A comunicação não é apenas o domínio de uma boa oratória, a habilidade verbal sem responsabilidade em relação ao conteúdo da mensagem e seus possíveis efeitos sobre os ouvintes é pura manipulação. Pode funcionar por algum tempo, mas, cedo ou tarde, fará com que as pessoas se sintam ludibriadas e o manipulador perca sua credibilidade.
Ao se dedicar a um planejamento de apresentação, um dos primeiros passos é identificar padrões de qualidade que irão ajudá-lo a tornar-se um apresentador eficaz, tanto na preparação quanto na comunicação de sua mensagem. Apresentações eficazes resultam do equilíbrio entre uma mensagem bem organizada, bom desenvolvimento de conteúdo e habilidades avançadas de exposição.
Uma ótima ferramenta utilizada por muitos executivos em todo o mundo é o Planejador de Apresentações desenvolvido pela FranklinCovey. Uma mensagem bem planejada deixa o apresentador mais confiante, livre para usar habilidades eficazes de comunicação a fim de cativar o público e enfatizar pontos importantes.
Até mesmo ao mais experiente profissional pode faltar a habilidade de criar uma boa apresentação. A insegurança em relação aos expectadores, o despreparo, pensamentos desorganizados e a falta de confiança para persuadir platéias desatentas influenciam no bom rendimento.
O programa da FranklinCovey mostra que são quatro os passos fundamentais para uma mensagem ser bem planejada:
1. Identificar seu propósito;
2. Analisar seu público (seja proativo);
3. Avaliar a situação (tempo e ambiente);
4. Gerar ideias com um brainstorm.
Não basta apresentar sua mensagem e seguir adiante, é preciso fundamentá-la, apresentar informações que sustentem sua ideia e os benefícios que podem trazer para uma empresa, grupo ou departamento. Desenvolver pontos-chave de apoio é outro aspecto importante. A ferramenta da FranklinCovey coloca três situações que ajudam a desenvolver esses pontos: Apresente (a introdução), Apóie (o corpo) e Resuma (a conclusão).
A introdução e a conclusão são fundamentais para o sucesso de sua apresentação. As pessoas “ficam ligadas” no início e no término da apresentação. Portanto, certifique-se de tirar o máximo proveito de sua introdução e conclusão para transmitir os fatores mais importantes.
Uma boa diretriz para alocação de tempo é dedicar 10% na apresentação, 80% no corpo e 10% no encerramento. Procure não fugir do prazo estabelecido para o seu discurso, é fundamental administrar o tempo.
Um roteiro claro e indicações regulares de localização, ou seja, que informem o público em que ponto do roteiro vocês estão, também são aspectos fundamentais para uma apresentação bem-sucedida.
É preciso ter cuidado com fatores que podem tirar o foco de seu discurso, como a aparência e seus movimentos. Esses aspectos de certo serão observados e podem chamar mais atenção e afetar a forma como responderão à sua mensagem.
Uma pesquisa conduzida pelo professor Albert Mehrabian, da Universidade da Califórnia, em Los Angeles (UCLA), analisou como transmitimos nossas emoções. O estudo revelou que:
7% verbal (o que dizemos)
38% vocal (como dizemos)
55% visual (o que o rosto revela)
A habilidade de fazer boas apresentações pode ser desenvolvida, e mesmo um público mais amistoso oferece desafios. O desafio está em sua habilidade ou inabilidade de perceber a resposta que ele dá. Geralmente um período normal de atenção é de ** e o máximo de **.
Não basta conquistar a atenção do público, é preciso reconquistá-la inúmeras vezes no decorrer da apresentação. Existem seis elementos que afetam a primeira impressão e que o farão parecer mais confiante durante toda a apresentação. São eles: contato visual, expressão facial, gestos, movimentos, aparência e voz.
Um líder sofre pressões constantemente, e uma atitude que deve ser seguida a risca para lidar com os desafios é gerenciar o nível de estresse. Em uma apresentação, deve-se fazer o mesmo, o nervosismo pode ser bom e ruim. O gráfico abaixo mostra que a melhor performance ocorre quando o apresentador trabalha em uma “zona ótima de estresse”.
Estresse Vs. performance - existe uma zona ótima de estresse, benéfica para sua performance.
Existem diferentes recursos para a apresentação de uma mensagem, e atualmente vivemos em uma era visual. À exemplo do que ocorre com a apresentação, os recursos visuais são eficazes quando bem planejados e competentemente apresentados. Quando mal planejados ou mal apresentados podem prejudicar sua apresentação.
Os recursos visuais trazem inúmeras vantagens como: capturar a atenção do público, melhorar a compreensão do ouvinte, aumentar a retenção de ideias, intensificar o poder de persuasão e economizar tempo. Segundo uma pesquisa da 3M Company, as apresentações com recursos visuais foram consideradas 43% mais persuasivas do que as que não possuíam esses recursos.
Algumas diretrizes são fundamentais para uma boa criação e utilização desses recursos:
• Crie recursos visuais para apoiar ideias importantes;
• Selecione a melhor mídia para o seu propósito, público, situação e orçamento;
• Crie materiais legíveis e visíveis;
• Apresente conceitos através de gráficos;
• Use cores para despertar e direcionar o interesse do público;
• Não exagere no uso de recursos visuais;
• Dirija-se ao público, não aos recursos;
• Tenha sempre um “Plano B”.
Este último ponto vale uma atenção especial, não se deve ficar preso a um único recurso, os imprevistos acontecem e temos que estar bem preparados para contorná-los. Com um bom planejamento, alinhamento de conceitos chave e ideias inovadoras grandes líderes, executivos e gerentes irão fortalecer seu desempenho, motivando outros membros de sua equipe e alcançando os resultados esperados.
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