A Síndrome da Urgência

Recentemente, perdemos um dos maiores bibliófilos do país, ocupante da cadeira número 29 da Academia Brasileira de Letras e detentor de um acervo de 45 mil volumes de livros. José Mindlin morreu aos 95 anos, depois de ter advogado por anos e de ter fundado e presidido a Metal Leve S/A. Considerando a vida desse admirável homem fiquei ponderando como ele  conseguiu deixar tamanho legado e ainda achar tempo para ler vorazmente, um de seus grandes prazeres. 


Talvez a resposta seja que ele sabia distinguir o que era importante do que era urgente. Em nossa vida temos funções diversas e, de acordo com Stephen R. Covey, essas atividades podem ser relacionadas no que chamamos de Matriz do Tempo. É necessário estarmos alertas para não concentrarmos energia demais nas atividades que se encontram na parte debaixo da Matriz do Tempo, tentando sempre viver acima da linha.  A linha entre a urgência e a importância é tênue e um check-up diário das ações que precisam ser realizadas ajuda a identificar as prioridades e a distinguir o importante do urgente. 

Na hora que a demanda aumenta, você se vê em meio a muitas urgências e percebe que ainda não fez o que realmente precisava fazer. Nesse momento pare tudo, respire e tire os “empecilhos” da frente. Concentre-se no que realmente não pode ficar para depois. Esse é um exercício de resistência e exige controle e disciplina para alcançar sucesso em conseguir focar no que é importante. Claro, que no meio de tanta organização aparecem situações que precisam ser colocadas na frente, pois se tornam importantes, como uma urgência médica pessoal ou familiar. 

Matriz do Tempo - FranklinCovey

Quem tem disciplina tem liberdade. E o planejamento é o principal parceiro do homem livre. Por isso priorizar as tarefas com uma lista baseada nos quadrantes da Matriz do Tempo pode solucionar problemas de organização e, principalmente, das queixas de falta de tempo. Para atingir os objetivos pretendidos, como entregar trabalhos nos prazos e ainda conseguir tempo para administrar a vida pessoal, concentre-se nas prioridades e utilize a matriz como sua aliada. A princípio pode parecer complicado, mas garanto que é um exercício libertador e é um diferencial para uma carreira de sucesso.

Como não é possível deixar as interrupções de lado, coloque um espaço no seu planejamento para elas. Adote uma ferramenta para isso, como uma planilha de Excel ou uma agenda de papel. Escolha a forma que seja melhor ao seu estilo de vida.  Se você está trabalhando e um colega vem lhe solicitar algo uma vez, talvez seja possível atender. Mas se a interrupção é constante, estabeleça um horário para retornar esse e outros pedidos que dispersam  sua rotina. Quando se lembrar de algo que é urgente enquanto realiza uma tarefa importante, coloque nessa lista e execute, mas no tempo certo. 

É possível utilizar o mesmo conceito, por exemplo, quando seu gestor pede um trabalho e, minutos depois pede outra tarefa sem que você ainda tenha terminado a primeira. Nesse momento, foque na prioridade e faça questionamento simples: “estou finalizando agora o primeiro projeto pedido. Eu paro e inicio esse novo, ou termino aquele? Qual a prioridade?” Assim, você não se sobrecarrega e faz o outro também começar a diferenciar o que é importante de urgente. É um exercício conjunto que só traz benefícios para os dois lados. Seu superior sentirá a diferença, pois a tendência é a produtividade subir em padrões notáveis.

Os ganhos em tomar atitudes que podem parecer radicais, são notados em curto espaço de tempo: mais resultados, menos estresse. A produtividade duplica e o cansaço diminui. Sobra tempo até para incluir uma atividade física no dia a dia, que será muito menos conturbado. Faça a experiência e, se não conseguiu hoje, insista e tente de novo, até conseguir. Depois faça um balanço e compare sua vida de hoje com a de antes de planejar. Garanto que os ganhos serão inevitáveis. “Viva acima da linha” e Boa sorte!